外貿(mào)郵件寫作，這些細節(jié)你注意到了嗎？

2024-12-20|19次閱讀|開發(fā)技巧

做外貿(mào)，寫郵件是最基本的技能。然而，郵件寫得久了，很多外貿(mào)人往往會忽略一些細節(jié)問題。這些小問題雖然看似不起眼，但對客戶體驗和溝通效果的影響卻不容小覷。本期文章，小助理帶大家梳理一下外貿(mào)郵件中容易忽略的細節(jié)問題。 ?
?

1. 空格與標點符號
首字母大寫、使用英文半角符號，這是寫英文郵件的基礎(chǔ)規(guī)則。然而，在實際寫作中，許多人會不小心混用中英文標點，甚至忽略空格問題。來看以下兩個例子： ?
?
- 錯誤：In the attachment，I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions. ?
- 正確：In the attachment, I have attached a detailed market trend analysis report and a presentation of our solutions. ?
?
對以英語為母語的客戶來說，錯誤的標點和空格是非?！霸邸钡?，這不僅顯得不專業(yè)，還可能影響對方的閱讀體驗。因此，養(yǎng)成規(guī)范書寫的習(xí)慣非常重要。 ?
?
2. 慎用大寫字母
在歐美文化中，大寫字母通常用于表達強烈情緒，例如投訴或強調(diào)內(nèi)容。如果不恰當?shù)厥褂么髮?，可能會被客戶認為不禮貌。但也有兩種場景可以使用大寫： ?
?
- 強調(diào)：Please treat it as URGENT. ?
- 醒目：This product has a ONE-YEAR WARRANTY. ?
?
在使用大寫時要注意分寸，避免讓對方誤解你的語氣。 ?
?
3. 字體與字號
商務(wù)郵件常用的字體有 Calibri、Georgia 和 Corbel，字號一般保持在 10-12為宜。 ?
?
如果客戶的回信中使用了不同字體，可以嘗試在后續(xù)郵件中采用對方的字體風(fēng)格，這是一種傳遞尊重和建立親和力的小技巧。 ?
?
4. 適當使用字體加粗 ?
加粗文字可以突出重點，但濫用則會適得其反。來看兩個例子： ?
?
- 錯誤：Our products have passed strict quality control and enjoy a good reputation in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services. ?
- 正確：Our products have passed strict quality controland enjoy a good reputation?in the market. We are convinced that by cooperating with you, we can provide you with the best quality products and services. ?
?
加粗的重點應(yīng)放在具有吸引力或信息價值的詞句上，而不是通篇加粗。 ?
?
5. 郵件主題隨內(nèi)容調(diào)整
回復(fù)郵件時，主題中常會出現(xiàn)多個“Re:”，如 Re: Re: Re: Sale Note for School Bag 122111。當話題結(jié)束或進入新階段時，建議更新主題，例如修改為 Re: Updated Sale Note for School Bag 122111，讓客戶能一目了然地了解郵件內(nèi)容。這不僅能提高對方的工作效率，還能提升對你的專業(yè)印象。 ?

?
6. 附件提醒 ?
近年來，許多病毒通過郵件附件傳播，外貿(mào)客戶對附件的安全性往往十分敏感。因此，在郵件中提到附件是非常必要的?？梢詤⒖家韵卤磉_： ?
?
>I am attaching herewith the following documents for your confirmation: ?
>1) Packing List ?
>2) Commercial Invoice ?
>3) Certificate of Origin ?
?
此外，文件命名也要清晰規(guī)范，避免出現(xiàn) 2566fhjkk或 001.jpg 之類的命名，建議采用易于理解的名稱，如 Invoice.pdf。 ?
?
7. 長郵件分段清晰 ?
如果郵件內(nèi)容較長，應(yīng)避免大段文字堆積，建議分段或使用項目符號。每段控制在 5-6 行，讓內(nèi)容更具可讀性。例如： ?
?
- Point 1: Brief explanation. ?
- Point 2: Detailed elaboration. ?
- Point 3: Summary or conclusion. ?
?
客戶的時間有限，清晰、簡潔的表達更容易抓住對方的注意力。 ?
?
8. 避免“炫技”
郵件寫作的核心是清晰易懂。避免使用生僻單詞或復(fù)雜句式，過于“花哨”的表達可能讓客戶感到困惑或不適。 ?
?
在適當?shù)膱龊?，可以使用客戶的母語溝通，這不僅能拉近距離，還可能激發(fā)對方的積極性。很多沉默寡言的客戶，看到自己熟悉的語言后，往往會變得更為主動。 ?
?
最后，外貿(mào)郵件寫作需要注重細節(jié)，既要規(guī)范專業(yè)，又要考慮客戶的閱讀體驗。希望以上的建議能幫助你在郵件中展現(xiàn)更高水平的職業(yè)素養(yǎng)，贏得客戶的青睞！

外貿(mào)郵件寫作，這些細節(jié)你注意到了嗎？

相關(guān)文章

外貿(mào)郵件寫作，這些細節(jié)你注意到了嗎？